Google Calendar in je praktijk: agendarust en privacy

Een agenda die alleen sessies toont kan voller lijken dan je dag werkelijk aankan. Ook de overgang tussen cliënten, administratie en pauzes vraagt tijd. Begin daarom bij je werkritme, voordat je een boekingsprogramma toestemming geeft om ieder leeg moment te vullen.

Van leeg tijdslot naar beschikbare ruimte

Bepaal welke dagdelen je voor cliënten reserveert en welke tijd je voor ander werk nodig hebt. Een leeg vak in je agenda is niet automatisch beschikbaar. Plan bijvoorbeeld na een sessie een eigen blok om bij te komen en notities in je dossiersysteem te verwerken. Vijftien minuten kan een proefinstelling zijn, geen voorschrift voor iedere therapeut.

Aarding en aandacht voor je eigen zenuwstelsel kunnen onderdeel zijn van hoe jij pauze neemt. De agenda maakt die ruimte zichtbaar. Het programma zelf reguleert geen zenuwstelsel. Kijk na een werkweek of de blokken bij jouw praktijk passen en pas ze aan.

Koppelen aan je afsprakenroute

Je kunt Google Calendar verbinden met een planningsomgeving, zoals Calendly of Acuity. Controleer welke agenda op conflicten wordt gelezen en waar nieuwe afspraken worden geschreven. Zet werk- en privéafspraken zo nodig als bezet, zonder hun details met cliënten te delen. Een koppeling is niet vanzelf in beide richtingen hetzelfde.

Google biedt ook eigen afsprakenschema's. Sommige functies vragen een passend abonnement. Bij zo'n schema kun je beschikbaarheid en buffertijd instellen. Controleer in jouw account wat beschikbaar is. Een gedeelde boekingspagina en een openbaar gemaakte agenda zijn verschillende dingen.

Buffers en synchronisatie daadwerkelijk testen

Stel ruimte tussen sessies in op de plek waar boekingen worden toegelaten. Alleen een pauze in je eigen scherm zien is onvoldoende als een tweede tool die ruimte nog beschikbaar aanbiedt. De documentatie van Acuity vermeldt bijvoorbeeld dat de extra ruimte niet als afspraakduur wordt meegestuurd naar een externe agenda.

• Maak een proefafspraak op een beschikbaar moment met fictieve gegevens.
• Probeer vervolgens een afspraak vlak vóór en na dat moment te boeken.
• Controleer of jouw pauze en een bestaande privéafspraak conflicten blokkeren.
• Test wijzigen en annuleren en kijk of beide agenda's weer kloppen.

Geen medische informatie in een afspraaktitel

Zet nooit medische diagnoses of gevoelige cliëntgegevens in een publieke Google Agenda-afspraaktitel. Maak ook je gewone cliëntagenda niet openbaar. Gebruik bij voorkeur een neutrale benaming en alleen noodzakelijke planningsinformatie. Een interne code kan nog steeds een persoonsgegeven zijn wanneer die naar een cliënt is terug te herleiden.

Controleer behalve de titel ook beschrijvingen, bijlagen, uitnodigingen, meldingen op je telefoon en schermen die je tijdens een sessie deelt. Een instelling 'privé' beschermt niet tegen iedere beheerder, koppeling of ontvanger. Google vermeldt dat beheerders bijzondere inzagerechten kunnen hebben. Deel alleen beschikbaarheid wanneer details niet nodig zijn.

Het kiezen van een betaald account of de naam Google Workspace maakt jouw inrichting niet automatisch AVG-conform. Beoordeel de verwerkersafspraken, toegangsrechten en gekoppelde diensten voor jouw situatie. Bewaar behandelinhoud in het daarvoor gekozen dossiersysteem. Geef alleen medewerkers toegang die die informatie voor hun werk nodig hebben.

Een werkritme binnen De Route

Een betrouwbare planning ondersteunt stap 3, Vastgehouden worden: je nieuwsbrief en intake. Het doel is een begrijpelijke afspraakroute voor de cliënt en werkbare grenzen voor jou. Die route volgt op Gevonden worden via je website en Vertrouwd worden via je autoriteit en stem.

Eerste veilige stap deze week

Kies één terugkerend pauzeblok en controleer daarna wie jouw werkagenda kan zien. Laat de openbaarstelling uitstaan en controleer één koppeling met een proefboeking. Bij een onverwachte open plek onderzoek je eerst de instelling, voordat je de planning ruimer maakt.

De Praktijk Scan van InnerBloom kan je als therapeut helpen je communicatie te ordenen. Het Diagnostisch Kompas gebruikt jouw antwoorden en geeft richtinggevende inzichten voor Gevonden worden, Vertrouwd worden en Vastgehouden worden. De klachttaal-vaktaalspiegel is illustratief. Dit is geen volledige site-analyse, meting van zoekposities of klinische diagnose.