AVG-proof intakeformulier op je therapeut-website

De meeste intakeformulieren die je op therapeut-websites tegenkomt vragen te veel, te vroeg. Naam, adres, telefoon, e-mail, geboortedatum, huisarts, verzekering, een korte beschrijving van de klacht, medicatie, eerdere behandelingen. Allemaal op de eerste pagina, vóór er een gesprek is geweest. Voor iemand die juist nu hulp zoekt is dat een mini-overweldiging.

De AVG-basis

Bijzondere persoonsgegevens (gezondheid, geestelijk welzijn) mogen alleen verwerkt worden met expliciete grondslag. Voor therapeuten is dat doorgaans "uitvoering van een overeenkomst" plus een uitdrukkelijke toestemming. Praktisch betekent dit: voorafgaand aan elke gegevensverwerking moet de cliënt weten wat je verzamelt, waarom, hoe lang je het bewaart en met wie je het deelt.

Twee momenten, niet één

Splits intake in twee momenten. Het eerste is een lichte aanmelding: naam, e-mail, een zin over wat speelt, en gewenst contactmoment. Dat is genoeg om een kennismaking te kunnen plannen. Het tweede is de volledige intake, die plaatsvindt na het kennismakingsgesprek, als beide partijen besloten hebben verder te gaan. Pas dán gaan medische geschiedenis, medicatie en huisartsgegevens in een afgeschermd systeem.

Wat hoort op het korte aanmeldformulier

• Naam (volledige naam, geen tweede naam-velden).
• E-mailadres.
• Telefoonnummer (optioneel, alleen als je echt terugbelt).
• Een open tekstveld: "Wat speelt er kort?" Maximaal vijf regels, niet verplicht.
• Voorkeur voor contact: e-mail of telefoon.
• Eén checkbox: ik ga akkoord met de privacyverklaring (met link).

Wat NIET op het korte formulier hoort

• Diagnose-vragen of klachtenlijsten.
• Medicatieoverzicht.
• Burgerservicenummer.
• Verzekeringsgegevens (tenzij je direct declareert; dan pas na akkoord traject).
• Geboortedatum (vraag bij intake-gesprek of bij start traject).

Privacyverklaring koppelen

De checkbox "ik ga akkoord met de privacyverklaring" werkt alleen als die verklaring ook echt bestaat en bereikbaar is. Schrijf hem in begrijpelijke taal: welke gegevens verzamel je, waarom, hoelang bewaar je ze, met wie deel je ze (boekhouder, eventuele waarnemer, hosting), en hoe kan iemand inzage of verwijdering vragen. Geen kopie-plak juridische standaardtekst die niemand leest.

Technische kant

Een formulier dat per e-mail bij jou binnenkomt is technisch een gegevensverwerking in je mailbox. Dat is werkbaar mits je mailbox tweestapsverificatie aan heeft, je gegevens niet doorstuurt buiten beveiligde kanalen, en je periodiek opschoont. Voor groeiende praktijken is een formulier dat direct in praktijksoftware landt (in plaats van in je inbox) veiliger op termijn.

De zachte kant

Schrijf boven het formulier één rustige zin: "Je hoeft niet veel in te vullen. Een korte schets van wat speelt is genoeg om met je mee te kunnen denken." Dat verlaagt de drempel én geeft een eerste ervaring van hoe jij werkt. Geen verplichte velden waar geen reden voor is.