Conectando Google Calendar a tu consulta de terapia
Cómo usar Google Calendar como el esqueleto tranquilo para la programación de tu consulta, y qué problemas resuelve y cuales no.
Dit artikel hoort bij: Sitio web para terapeutas somáticos: 7 elementos que convierten de forma segura para el sistema nervioso
Casi todos los terapeutas que empiezan en línea utilizan Google Calendar. Es gratuito, funciona en cualquier dispositivo y es familiar. Pero tan pronto como tu sitio web se vuelve más serio y recibes solicitudes a través de un formulario o una herramienta de reserva, surgen preguntas: cómo lo conecto sin poner los datos de mis clientes en la nube de Google, y qué debo y qué no debo gestionar a través de esta agenda.
Para qué es bueno Google Calendar
Como agenda independiente, Google Calendar hace exactamente lo que quieres: crear bloques, enviar recordatorios, programar citas recurrentes y compartirlas con un colega o contigo mismo en un segundo dispositivo. Para una consulta individual que atiende un máximo de dos o tres clientes nuevos al mes, esa estructura es suficiente.
La fortaleza reside en la combinación con otras herramientas. Prácticamente cualquier herramienta de reserva (Calendly, Acuity, Cal.com) lee directamente de tu Google Calendar qué horarios están disponibles, evitando así duplicidad de reservas. Esto es una verdadera ventaja de tranquilidad: una única fuente de verdad sobre lo que cabe en tu semana.
Lo que no resuelve por ti
Google Calendar no es un expediente de cliente ni un software de consulta. No guarda planes de tratamiento, no almacena formularios de admisión y no gestiona la facturación. Quien pone información del cliente en el título o notas de la cita, está colocando datos médicos en una cuenta general de Google. Esto no cumple con el RGPD para datos personales sensibles.
Cómo usarlo de forma segura
- En el título de la cita, incluye solo el nombre y, si es necesario, el tipo de sesión, no la queja o el diagnóstico.
- Guarda las notas de contenido fuera de Google, en el software de tu consulta o en un sistema local encriptado.
- Usa una cuenta de Google separada para tu consulta, distinta de tu Gmail privado.
- Activa la verificación en dos pasos en esa cuenta.
- Limita quién puede ver tu agenda solo a ti.
Conectar a tu sitio web
En tu propio sitio web, rara vez conectas Google Calendar directamente. La ruta habitual es: tu sitio web tiene un botón "programar una sesión introductoria" que se abre en una herramienta de reserva, y esa herramienta de reserva busca en segundo plano en tu Google Calendar qué horarios están disponibles. De este modo, tu sitio web se mantiene ordenado y el visitante no ve una agenda con toda tu semana.
Si quieres algo más sencillo, puedes indicar en tu página de "cómo trabajamos" que las solicitudes se realizan a través de un formulario de contacto y que tú, en un plazo de 48 horas, sugieres tres horarios de tu agenda. Esto es más lento, pero para quien recibe dos o tres solicitudes nuevas semanalmente es perfectamente manejable y a menudo más personal.
Cuando superas la etapa
En el momento en que acompañas de forma constante a más de diez clientes nuevos al mes, o trabajas con varios terapeutas en una misma consulta, Google Calendar llega a sus límites. Entonces entra en juego el software de consulta (como Salonized o un paquete similar para profesionales de la salud) que integra agenda, expediente y facturación. Hasta ese momento, Google Calendar más una herramienta de reserva es más que suficiente.
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Veelgestelde vragen
¿Puedo poner nombres de clientes en mi Google Calendar?
El nombre y el tipo de sesión están permitidos, siempre que no revelen datos personales sensibles. No incluyas diagnósticos, quejas o segundos nombres con contexto médico. Guarda los datos de contenido fuera de Google.
¿Es segura una agenda de Google compartida con mi contable?
Solo si el contable no ve notas con contenido. Comparte una agenda solo con bloques y títulos anonimizados, o trabaja con una exportación de facturación separada en lugar de compartir directamente la agenda.
¿Qué herramienta de reserva funciona mejor con Google Calendar?
Calendly, Acuity y Cal.com se sincronizan casi a la perfección. La elección depende más del precio y las funciones deseadas que de la compatibilidad con Google.
¿Debo pagar por Google Workspace?
No es necesario para la agenda en sí. Sí, si quieres una dirección de correo electrónico personalizada en tu dominio (como tu@tuconsulta.es). Para la agenda sola, una cuenta gratuita de Google es suficiente.
Bronnen en verdieping
- Web Content Accessibility Guidelines (WCAG)Standaard voor toegankelijke websites.
- Nielsen Norman Group: UX ResearchEvidence-based UX-onderzoek.
- Google: Core Web VitalsPerformance- en gebruikerservaring-signalen die meewegen in ranking.